Przegląd narzędzi do pracy zdalnej
Wirus COVID-19 w szybkim tempie rozprzestrzenia się w Europie. W Polsce odnotowano 25 przypadków zachorowań. Ze względów epidemiologicznych i prewencyjnych przygotowano i wdrożono w Polsce specjalną ustawę, wprowadzającą w kodeksie pracy formę przymusowej pracy zdalnej zleconej pracownikowi przez pracodawcę. Jak przygotować zespół oraz organizację do szybkiego przejścia w tryb pracy zdalnej? Poniższe narzędzia pozwalają zachować ciągłość pracy, gdy zajdzie konieczność wysłania pracowników do pracy z domu.
Polski parlament wprowadza ustawę przeciwdziałającą rozprzestrzenianiu się COVID-19
Na początku marca w szybkim tempie przeprocesowano w sejmie I, II i II czytanie nowej ustawy, której celem jest profilaktyka, zwalczanie i przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19. 3 marca ustawa przyjęta przez Sejm trafiła na ręce Marszałka Senatu oraz Prezydenta RP. Nowe przepisy zyskały poparcie obu organów i weszły w życie 8 marca 2020.
Jedną z głównych przyczyn zachorowań jest bezpośredni kontakt z osobą zarażoną koronawirusem, stąd w nowej ustawie znalazły się m.in. zapisy dotyczące możliwości pracy zdalnej. Dają one pracodawcom m.in. możliwość przymusowej zmiany trybu pracy pracownika na pracę zdalną w związku z działaniami prewencyjnymi. Nowe przepisy uzupełniły ustawę z 5 grudnia 2008 regulującą kwestie zapobiegania oraz zwalczania zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.
Jakie narzędzia wspierają pracę zdalną w organizacji?
W sytuacji konieczności oddelegowania części pracowników bądź całych działów na tryb pracy zdalnej, organizacja musi w pierwszej kolejności przygotować odpowiednie narzędzia i infrastrukturę (m.in. usługi VPN) w celu zachowania ciągłości obsługi klienta, dobrej komunikacji i współpracy zespołów. Poniżej przedstawiamy narzędzia, dzięki którym przejście na tryb pracy zdalnej będzie bardziej komfortowe.
Dokumenty i współdzielenie zadań
Jednymi z głównych narzędzi polecanych do pracy z domu są pakiety Office365 oraz G Suite. Oba rozwiązania to najpopularniejsze rozwiązania dla tzw. home office na świecie. Kluczowe funkcje w obu pakietach to m.in. dostęp do plików i dokumentów z dowolnego urządzenia, praca współdzieloną z innymi pracownikami, odbieranie i wysyłanie emaili oraz kontakt za pośrednictwem czatów i wideokonferencji w pełni online. Oba rozwiązania są wyposażone w pełen pakiet programów biurowych, takich jak m.in: Word; Dokumenty Google; Excel; Arkusze Google; PowerPoint; Prezentacje Google.
Zarówno Office jak i G Suite oferują dla każdego użytkownika przestrzeń wirtualną w chmurze, w której przechowa i edytuje pliki bez konieczności fizycznego ich posiadania na dysku twardym. Pracownicy mogą mieć do niej dostęp zarówno ze sprzętu służbowego, jak i prywatnego z każdego miejsca na Ziemi za pośrednictwem komputera, smartfona czy tabletu.
Komunikatory firmowe
Ważnym aspektem codziennej pracy w biurze jest komunikacja, a wprowadzenie trybu pracy zdalnej z pewnością wpływa na ten element negatywnie (np. w sytuacji, gdy pracownik jest częścią dużego zespołu projektowego). Zarówno Office 365 jak i G Suite posiadają wbudowane komunikatory biznesowe, które są w stanie w pełni sprostać potrzebom nie tylko małych i średnich firm, ale również dużych korporacji i urzędów administracji publicznej.
Microsoft Teams to komunikator biznesowy wchodzący w pakiet Office 365, dzięki któremu:
- przeprowadzisz rozmowy w formie chatu lub wideokonferencji z dowolnym pracownikiem w firmie,
- prześlesz pliki dokumentów lub obrazy,
- umówisz i skonfigurujesz spotkania w kalendarzu oraz zaprosisz na nie innych członków organizacji.
Teams skupia w sobie wszystkie najważniejsze narzędzia z punktu widzenia komunikacji w biznesie i administracji, zapewnia bardzo wysoki poziom dostępności oraz sprawną wymianę informacji.
Google Hangouts to łatwy w obsłudze i wygodny komunikator wbudowany w pakiet narzędzi G Suite. Podobnie jak w przypadku Microsoft Teams, umożliwia wykonywanie połączeń audio i wideo, chaty pisane oraz wysyłanie zaproszeń do udziału w rozmowie użytkownikom zewnętrznym.
Ciekawą alternatywą dla Hangouts jest Google Meet umożliwiające organizację szkolenia (zdalnie) dla większej liczby użytkowników. To świetne narzędzie dla szkoleniowców lub trenerów organizujących takie wydarzenia.
Współdzielenie dokumentów
Podczas gdy pracownicy są rozlokowani poza siedzibą firmy, ważną kwestią jest zapewnienie bezpiecznej i wydajnej przestrzeni wirtualnej, dzięki której grupa pracowników będzie swobodnie wymieniać, tworzyć i udostępniać dokumenty bez niepotrzebnego wysyłania kolejnych wersji plików na adresy email. Polecanymi rozwiązaniami dla biznesu, zapewniającymi wysoką efektywność podczas pracy zdalnej są:
Microsoft OneDrive dla firm
Przestrzeń OneDrive to rozwiązanie stworzone przez eksperta tworzenia narzędzi dla biznesu – firmę Microsoft. Jest ono w pełni kompatybilne z aplikacjami takimi jak Word, Excel oraz PowerPoint, ale oczywiście nie ogranicza się do udostępniania tylko plików zapisywanych w tych programach. Dzięki silnemu szyfrowaniu przechowywanych w chmurze danych firmy korzystające z Microsoft OneDrive mają pewność, że ich dokumenty i pliki są bezpieczne nawet jeżeli pracownicy mają do nich dostęp z domu lub z użyciem smartfona.
Google Drive
Google Drive to przestrzeń wirtualna dostarczana wraz z pakietem G Suite, w której można skorzystać z dowolnego urządzenia z dostępem do sieci. Ważnym aspektem ułatwiającym pracę w grupie podczas pracy z domu jest fakt, iż Google Drive oferuje współdzielenie dokumentów przez pracowników, tworzenie ich oraz historię zapisanych zmian w czasie rzeczywistym. Od niedawna Google Drive wspiera również formaty dokumentów, zapisane wcześniej w Office 365.
Dropbox Business
Dropbox to funkcjonalna przestrzeń wirtualna w chmurze. Mocną stroną usługi Dropbox jest szyfrowanie połączenie 256-bitowym kluczem AES i SSL/TLS. To zapewnia bardzo wysoki poziom poufności i bezpieczeństwa danych firmowych. Dropbox oferuje pełną kompatybilność dla dokumentów programu Office 365, a dodatkowo posiada funkcję kopii zapasowej do 180 dni wstecz. Jedną z funkcji wchodzących w skład usługi jest Paper – edytor dokumentów tekstowych oraz notatek.
TeamViewer – narzędzie polecane dla działów technicznych oraz obsługi klienta
TeamViewer jest prostym w obsłudze narzędziem do udzielania zdalnej pomocy na komputerze drugiego użytkownika. W sytuacji, gdy z powodu pracy zdalnej część lub cały zespół przebywa poza siedzibą firmy bardzo ważnym aspektem jest zachowanie możliwości dostępu do sprzętu służbowego przez np. dział techniczny w firmie. TeamViewer wewnątrz firmy umożliwia m.in. zdalne naprawienie komputera bądź oprogramowania; rozwiązanie problemu technicznego; instalację nowego oprogramowania; dokonanie aktualizacji; wpisanie hasła administratorskiego i wiele więcej.
Czy praca zdalna jest efektywna?
Nie ulega wątpliwości, że sytuacja związana z rozprzestrzenianiem się koronawirusa COVID-19 jest dużym sprawdzianem dla każdej firmy, która opierała się wcześniej na pracy stacjonarnej w biurze lub wynajętej przestrzeni. Przejście na tryb zdalny wymaga od nich – jeżeli nie opracowały wcześniej odpowiednich procedur – sprawnej reorganizacji i użycia nowych narzędzi.
Użycie odpowiednich narzędzi do pracy zdalnej w przypadku większych firm rozwiąże zdecydowaną część problemów komunikacyjnych, poza fizyczną obecnością i rozmową twarzą w twarz.
